Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Vereniging4U is een dienst van Nick Hoek, gevestigd in Nederland. Voor vragen over de verwerking van je persoonsgegevens kun je contact opnemen via support@vereniging4u.nl.

2. Welke gegevens verwerken we?

We verwerken alleen de gegevens die je zelf invult. Dat zijn:

We verzamelen geen gegevens via cookies of trackingpixels op deze website.

3. Op welke grondslag?

• Toestemming — bij de scan geef je expliciet toestemming via de checkbox. Je kunt die toestemming altijd intrekken.
• Uitvoering van een overeenkomst — zodra je klant wordt, verwerken we gegevens om de dienst te leveren.
• Gerechtvaardigd belang — voor het reageren op contactformulieren.

4. Hoe lang bewaren we je gegevens?

• Scan-uitslag en contactaanvraag: maximaal 2 jaar na de laatste interactie, tenzij je eerder om verwijdering vraagt.
• Klantgegevens in de app: zolang de overeenkomst loopt plus 7 jaar (fiscale bewaarplicht).

5. Delen we gegevens met derden?

We delen je gegevens niet met adverteerders of data-brokers. Voor het versturen van e-mail maken we gebruik van de SMTP-dienst van TransIP (verwerker, gevestigd in Nederland). Tussen ons en TransIP is een verwerkersovereenkomst gesloten.

Gebruikt je vereniging de AI-schrijfhulp in de app, dan gaan teksten die je daarvoor aanbiedt naar de AI-aanbieder die de vereniging zelf heeft gekozen. Zie hieronder.

Als we ooit andere verwerkers inzetten, updaten we deze pagina.

6. AI-schrijfhulp in de app

Verenigingen met het pakket Professional kunnen in de app een AI-schrijfhulp gebruiken. Die staat alleen aan als de vereniging zelf een account heeft bij een AI-aanbieder en dat koppelt. De beheerder bepaalt welke rollen hem mogen gebruiken.

• Welke aanbieder — de vereniging kiest Anthropic (Claude), OpenAI (ChatGPT), Mistral AI of Google (Gemini) en sluit daar zelf de overeenkomst. Wij geven de teksten alleen door, in opdracht van de vereniging.
• Wat er wordt verstuurd — alleen als je zelf op een AI-knop klikt: de tekst in dat veld, met een korte context zoals de titel van een taak of agendapunt, de naam van de vereniging en bij je profieltekst je functies. E-mailadressen, telefoonnummers, geboortedata en VOG's sturen we niet mee. Wat je zelf in het veld zet, zoals namen in notulen, gaat wel mee.
• Buiten Europa — Anthropic, OpenAI en Google zitten in de Verenigde Staten, Mistral AI in de Europese Unie. Kiest de vereniging een aanbieder buiten de EER, dan controleert de vereniging dat die passende waarborgen biedt, zoals een verwerkersovereenkomst met standaardcontractbepalingen.
• Alleen een voorstel — de AI doet een voorstel. Er wordt niets opgeslagen of verstuurd tot je het zelf overneemt en opslaat. De AI neemt geen beslissingen over personen.
• Wat we bewaren — de sleutel van het AI-account, versleuteld, en per verzoek wie het deed, bij welk veld, wanneer, bij welke aanbieder en hoeveel tekst er werd verwerkt. De tekst zelf en het antwoord bewaren we niet, tenzij je het voorstel overneemt.
• Uitzetten — de beheerder kan de koppeling op elk moment verwijderen. Gaat de vereniging naar een pakket zonder AI-schrijfhulp, dan verwijderen we de sleutel.

7. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• Inzage — opvragen welke gegevens we van je hebben
• Correctie — onjuiste gegevens laten aanpassen
• Verwijdering — je gegevens laten wissen ("recht op vergetelheid")
• Bezwaar — bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Intrekking toestemming — eerder gegeven toestemming intrekken
• Klacht indienen — bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl

Je kunt al je rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar support@vereniging4u.nl. We reageren binnen 30 dagen.

8. Contact